一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
ビジネスの現場において、「情報共有」はもはや業務推進の根幹をなす要素です。
業務スピードが加速し、社内外の連携が当たり前になった現代において、誰が、どの情報を、どこまで共有するかという判断は、組織の成果や信頼性を左右する重要なテーマです。
特に、社内と社外での情報共有の仕方を誤ると、機会損失や情報漏洩のリスクが高まり、業務効率どころか信頼性を損なう結果にもなりかねません。
本記事では、「情報共有 社内外 使い分け」をテーマに、効果的かつ安全な情報共有のあり方を７つの視点から解説します。
Contents
1. 情報共有の重要性が高まる現代ビジネス
テレワーク、クラウド活用、アウトソーシング、副業人材の活用など、近年のビジネス環境は大きく変化しています。
この変化に伴い、部署内だけで完結していた仕事は激減し、複数の部門や外部の関係者とのリアルタイムな情報連携が求められるようになっています。
このような状況下で、情報共有が「できていない」「偏っている」状態は、企業活動のボトルネックとなります。
逆に、的確な情報共有は生産性の向上、意思決定の迅速化、チームの信頼構築など、多くのメリットをもたらします。
2. 社内と社外、それぞれの情報共有の目的とは
社内と社外では、情報共有の目的が異なります。
- 社内情報共有の目的：
業務の標準化、属人化防止、進捗把握、意思決定支援 - 社外情報共有の目的：
業務委託・協業の円滑化、成果物の品質管理、顧客満足の向上
これらの違いを理解したうえで、情報の「共有範囲」「共有タイミング」「共有手段」を最適化する必要があります。
3. 情報の種類別：社内向けと社外向けの使い分けポイント
情報には、種類ごとに適切な取り扱い方があります。
代表的な情報を以下に整理します。
| 情報の種類 | 社内共有 | 社外共有 | 共有の注意点 |
|---|---|---|---|
| 業務マニュアル | ○（全社or部署内） | △（一部公開可） | 社外用には簡易版を作成 |
| 進捗状況 | ○ | ○ | 社外共有は範囲を限定する |
| 顧客情報 | ○（関係者のみ） | ✕ | 原則社外共有禁止（法令遵守） |
| 契約・請求関連資料 | ○ | ○ | 権限者のみ閲覧可能に設定 |
| ナレッジ・ノウハウ | ○ | △（契約内容次第） | 機密保持契約の確認を必須 |
情報の「公開可否」を判断する際は、業務上の必要性＋リスクのバランスを意識することが大切です。
4. 情報漏洩リスクを防ぐための共有ルールと権限管理
情報共有には常に「漏洩リスク」が伴います。
そのため、以下のようなルール設計と権限管理が欠かせません。
- 社外とのやりとりにはアクセス制限が可能なツールを使う
- ファイル共有はパスワード設定・有効期限設定を徹底
- 情報分類ルール（例：社外秘／社内限定／公開可）を策定
- ログ取得機能で「誰がいつ閲覧したか」を追跡できるようにする
こうした管理が行き届いていないと、外部に流出した情報から大きなトラブルに発展する恐れがあります。
5. 情報共有ツールの選び方と社内外の適正活用法
情報共有ツールは年々進化していますが、社内向け・社外向けで適切な選定が必要です。
▷ 社内向けツール例：
- Slack／Teams：部門横断のチャットツール
- Notion／Confluence：ナレッジベース・議事録管理
- Google Workspace：ドキュメントのリアルタイム共有
▷ 社外向けツール例：
- Chatwork／メール：やり取りの履歴管理と簡潔さ重視
- タグネット（https://tagnet-app.jp/）：
ファイル共有、履歴管理、権限設定が可能な法人向けサービス - Box／Dropbox Business：大容量データのセキュアな受け渡し
特に「タグネット」は、社外メンバーとの共有を想定したアクセス管理機能と操作ログ機能があるため、安全に連携を進めたい企業に最適です。
6. 社外メンバーと円滑に連携するための共有戦略
社外メンバーとの情報共有では、以下のような戦略が有効です。
- オンボーディング時に必要資料をまとめて提供
- 資料のアップデート履歴を記録・共有する
- 伝達ミスを防ぐため、要点を簡潔に文書化
- アクセス権限は最小限に設定し、不要時には即削除
また、定期的に「共有体制の見直しミーティング」を行うことで、相互の認識ずれを防ぎ、信頼関係を維持できます。
7. 情報共有の最適化で組織力を高めるための実践例
情報共有の使い分けを徹底した企業の一例をご紹介します。
【事例：A社の成功例】
- 社内ではNotionとTeamsを活用してタスク・ナレッジ共有を実現
- 社外パートナーにはタグネットを使い、必要なファイルだけを共有
- 毎月「情報共有チェックリスト」に沿って運用ルールを確認
→ 社内外のメンバーが同じ情報レベルで進行でき、ミスと手戻りが約40％削減
このように、情報共有の設計と使い分けを「戦略的に」進めることが、業務効率だけでなく、組織全体のパフォーマンス向上につながるのです。
ぜひ自社の情報共有体制を見直し
情報共有は、単なるツールの活用ではなく、「目的に応じて使い分ける戦略的判断」が求められる時代です。
特に社内外の連携が増える今、情報の扱い方ひとつでプロジェクトの成否や企業の信頼性が大きく左右されます。
本記事で紹介した考え方や実践例を参考に、ぜひ自社の情報共有体制を見直し、より強固で効率的なコミュニケーション基盤を構築してみてください。
一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます