一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
現代のビジネス環境において、「情報共有」は組織運営の基盤とも言える存在です。
テレワークやクラウドサービスの普及により、物理的な距離に関係なく情報を扱えるようになった一方で、情報伝達に関するトラブルやヒューマンエラーも急増しています。
本記事では、実際に企業で発生した情報共有に関するトラブル事例を紹介し、原因や対策について解説していきます。
特に、情報の取り扱いに不安を感じている方、社内での共有ルールに悩んでいる方にとって、役立つ内容をお届けします。
Contents
事例①：チャットの誤送信による社外漏洩
あるIT企業では、社内チャットツールでプロジェクト資料を共有しようとした担当者が、誤ってクライアントのグループチャットにファイルを送信してしまいました。
資料には内部の収益計画や他社比較データが含まれており、即座に大きな問題に発展。クライアントからの信頼を失い、契約見直しにも発展しました。
この事例では、「送信前の確認不足」と「共有権限の管理不備」が原因でした。社内チャットは便利な反面、扱い方を誤ると大きな損失を招きます。
事例②：ファイルのバージョン管理ミスによるクレーム発生
広告制作会社で起きた事例では、担当者が修正前の古いバージョンのデータを印刷会社に送ってしまい、数千部の誤ったパンフレットが印刷されてしまいました。
結果的に印刷費用の全額負担と、クライアントからのクレーム対応に追われることになりました。
原因は、ファイル名の付け方がバラバラで、どれが最新版なのか誰にもわからなくなっていたことでした。
共有ドライブを使用していたにもかかわらず、整理整頓やルールがなかったことが問題でした。
事例③：口頭だけの情報伝達による作業ミス
製造業の現場で、上司が口頭で伝えた工程変更の情報が、担当作業者に正確に伝わらなかったことから、大量の部品が誤って加工されてしまいました。
最終的にそのロット全体が廃棄され、数百万円規模の損害となりました。
このケースでは、「言った」「聞いていない」という人間関係の問題にも発展し、職場の雰囲気悪化にもつながったといいます。
情報共有には「記録」が必要であることを教えてくれる事例です。
事例④：共有ドライブのフォルダ構造が原因で起きた社内混乱
とある中堅企業では、全社共有ドライブのフォルダ構造が複雑になりすぎて、目的のファイルを探すのに何十分もかかるという事態が頻発していました。
その結果、業務スピードが落ち、誤って古い資料を使ってしまうなどのミスも多発しました。
このような構造的なトラブルは、運用の初期にルールを決めていなかったことが根本原因です。
情報の「見つけやすさ」「探しやすさ」も、共有の質に直結します。
情報共有トラブルの共通原因とその傾向
ここまでの事例から見えてくる共通点は以下の通りです。
- 共有方法が属人的でルール化されていない
- ファイル名やフォルダ名に一貫性がない
- 情報の確認プロセスが存在しない
- 記録に残らない情報伝達（口頭・メモ）が多い
- ツールの選定と運用が目的に合っていない
つまり、情報共有は「便利なツールがあるから大丈夫」ではなく、「そのツールをどう使うか」「どうルール化するか」が問われているのです。
トラブルを防ぐための情報共有ルールとツール活用法
情報共有のトラブルを防ぐには、以下の対策が効果的です。
- 共有ルールの明文化：フォルダ構造や命名規則、確認フローを明確にし、社内に周知
- 記録重視の文化形成：口頭ではなく、必ず記録に残す運用の徹底
- ツールの見直しと最適化：業務に合った情報共有ツールの導入
ここでご紹介したいのが、情報共有とファイル管理に特化した業務委託・クラウドサービス「タグネット」です。
■ タグネットとは？
タグネット（https://tagnet-app.jp/） は、クラウドベースのファイル共有・進捗管理プラットフォームで、特に業務委託先との情報共有において多くの企業から支持されています。
- フォルダやファイルにタグを付けて整理できる
- 閲覧・編集履歴が残るためトラブル防止に
- 外部とのやり取りも安全・スムーズ
- バージョン管理機能で「どれが最新版か」を即座に判別可能
情報共有トラブルを未然に防ぎ、業務を効率化するための頼れるツールとして、ぜひ一度導入を検討してみてください。
トラブルを未然に防ぎ、組織の生産性を高めるために
情報共有のトラブルは、たった一度のミスで信用・コスト・業務効率のすべてを損なう可能性があります。
しかし、適切なルール作りとツール活用によって、ほとんどの問題は未然に防ぐことができます。
今回ご紹介した事例と対策をもとに、ぜひ自社の情報共有の仕組みを一度見直してみてください。
そして、「タグネット」のようなツールを活用して、安全かつ効率的な業務環境を実現しましょう。
一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます