一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
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情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
近年、テレワークや業務委託の増加に伴い、企業内外での情報共有が加速しています。
その一方で、情報の漏えいや誤送信といったリスクも高まっており、組織として情報共有のルールを明文化する「情報共有ポリシー」の重要性が注目されています。
今回は「情報共有 ポリシー 例」というキーワードをもとに、情報共有ポリシーの基本構成や業種別の具体例、策定方法、そして実践的な運用方法まで詳しく解説します。
Contents
1. 情報共有ポリシーとは？その重要性を解説
情報共有ポリシーとは、組織内外における情報の共有方法・範囲・責任などを明文化したガイドラインです。
このポリシーを明確にすることで、以下のような効果が期待されます：
- 情報漏洩リスクの抑制
- 社内の意思決定スピード向上
- コンプライアンスの強化
- 社外パートナーとのスムーズな連携
特に従業員が複数のツールを使って情報をやり取りする現代においては、統一されたルールが欠かせません。
2. 情報共有ポリシーが求められる背景と企業リスク
情報共有ポリシーが求められる背景には、以下のような要因があります：
- 多様な働き方の普及：在宅勤務やフリーランスとの協業が進むことで、情報の境界が曖昧になっている。
- サイバー攻撃の増加：標的型攻撃や内部不正などによって、機密情報の流出リスクが増している。
- 法規制の強化：個人情報保護法やGDPRなど、法的な遵守が企業に強く求められている。
これらのリスクを未然に防ぐためにも、明確な情報共有ポリシーが必要なのです。
3. 情報共有ポリシーに含めるべき基本項目とは
以下は、情報共有ポリシーに最低限盛り込むべき項目の例です：
| 項目名 | 内容例 |
|---|---|
| 対象範囲 | 社員・業務委託・取引先などの共有対象者 |
| 情報分類 | 機密情報、社外公開情報、内部文書などの分類定義 |
| ツール指定 | 利用許可されているファイル共有・チャットツール |
| 禁止事項 | 個人アカウントでの情報共有、USB利用など |
| モニタリング体制 | ログの取得・監査方法など |
このように、網羅的かつ具体的に記述することが重要です。
4. 実際の情報共有ポリシーの例：業種別サンプル紹介
● IT企業の例
「Slackでの情報共有は社内専用に限り、社外関係者との共有はGoogle Driveを使用し、共有権限は閲覧のみとする。」
● 医療業界の例
「患者情報を含む文書の共有は、電子カルテシステム内でのみ行う。USBでの持ち出しは禁止。」
● 建設業界の例
「図面や設計書類は、クラウドストレージ（Box）を使って関係業者と共有。編集は責任者のみ許可。」
業種ごとに必要なセキュリティレベルが異なるため、ポリシーも柔軟に設計する必要があります。
5. 情報共有ポリシーの策定ステップと社内浸透のコツ
ポリシーの策定には以下のような手順が効果的です。
- 現状把握：どのような情報が、誰と、どのツールで共有されているかを調査
- リスク洗い出し：情報漏洩や誤送信の可能性を洗い出す
- ポリシー案作成：ルール案をチームで検討し、業務に即した内容にする
- 社内レビュー：現場社員や管理部門と擦り合わせを行う
- 周知徹底と研修：説明会やeラーニングなどで全社員に教育を実施
- 定期的な見直し：新たなリスクやツール導入時に都度アップデート
策定したポリシーが机上の空論にならないよう、現場との連携が鍵を握ります。
6. 情報共有ツールとの連携でポリシーを強化する方法
実際にポリシーを守って運用していくためには、対応するツールの活用が不可欠です。以下のような機能を持つツールが有効です：
- 権限管理（閲覧・編集・削除の制御）
- アクセスログの自動記録
- ファイル共有リンクの有効期限設定
- チャットツールとの連携
これらの機能により、ポリシー違反を未然に防ぐとともに、問題発生時の追跡も可能になります。
7. 情報共有を効率化・安全化するなら「タグネット」がおすすめ
情報共有ポリシーを策定しても、それを運用できるツールがなければ意味がありません。
そこでおすすめなのが、法人向け情報共有サービス「タグネット」です。
タグネットは、以下のような特長を持つクラウド型のファイル共有ツールです：
- 経緯の記録によりガバナンス強化
- 高度なユーザー管理で社外パートナーとの安全な連携
- ドラッグ＆ドロップの簡単操作で現場も使いやすい
- セキュリティに配慮した国内サーバーでの運用
情報共有ポリシーを現場レベルで確実に守るための「仕組み」として、タグネットの導入をぜひご検討ください。
常に見直しながら改善を
情報共有ポリシーの策定と運用は、一度で完璧を目指すものではなく、常に見直しながら改善していくプロセスです。
ポリシーだけでなく、それを実現できる環境やツールの整備も重要なポイントです。
今回紹介した例やステップを参考に、自社に最適な情報共有体制を構築していきましょう。
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