一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
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情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
テレワークやプロジェクト型の業務が増加する現代において、「情報共有のルール化」は業務効率と組織の信頼性を左右する重要な要素となっています。
しかし、実際にガイドラインを作成しようとすると、「何をどう決めればいいのか」「運用しても徹底されない」といった課題に直面しがちです。
本記事では、情報共有におけるガイドライン作成の目的から具体的な構成・作成手順・運用方法まで、実務に即した視点で詳しくご紹介します。
Contents
1. なぜ情報共有にガイドラインが必要なのか
情報共有が曖昧なまま運用されると、情報漏洩や誤共有、確認漏れなどのリスクが高まり、最悪の場合、企業ブランドや取引先との信頼にも影響します。
そのため、ガイドラインは以下のような役割を果たします：
- 社内の共通認識の醸成
- 不適切な共有の抑止
- スムーズな業務遂行の土台づくり
- 法令遵守とリスク管理
“書いておけば守られる”のではなく、“共通言語をつくる”という観点で設計することが重要です。
2. ガイドライン作成前に明確にすべきこと
ガイドラインを作成する前に、まずは以下を整理しましょう：
- どのような情報を対象とするか（例：営業資料、契約書、顧客データなど）
- 対象者は誰か（全社員、部門単位、外部パートナーなど）
- どのような課題が起きているのか（例：無断で資料を共有、誤送信が多い等）
これにより、ガイドラインが「現場の実態」に即したものになり、形骸化を防げます。
3. 情報共有の範囲と対象をどう決めるか
すべての情報をすべての人が見る必要はありません。
ガイドラインでは以下を明確に定義しましょう：
- 社外共有が許可されている資料と禁止されている資料
- 承認が必要な情報の区分
- プロジェクトごとの共有対象者と閲覧権限の範囲
これにより、情報の「過不足ない流通」が可能になります。
4. 推奨される共有手段とその選定基準
情報の性質に応じて、共有方法を選定することが重要です。たとえば：
- 一時的な共有 → チャットツール
- 重要文書 → クラウドストレージ（アクセス権限付き）
- 継続的なプロジェクト共有 → コラボレーションツール（例：Notion, Confluence など）
ツールを併用する際も、「用途ごとの使い分け基準」を明文化しておくと混乱が防げます。
5. 守るべきセキュリティルールの定義
ガイドラインには以下のようなルールも含めましょう：
- 添付ファイルにはパスワードを設定する
- 第三者への共有は上長の承認を得る
- URL共有は期限付きにする
- 外部サービス利用時は社内承認済みツールに限定する
これにより、セキュリティと業務スピードのバランスを保てます。
6. ガイドラインの周知・定着方法
ガイドラインは作成するだけでは意味がありません。
周知・定着させるには：
- 全社説明会での共有
- 研修資料への組み込み
- チェックリスト化し、日常の業務に組み込む
- 定期的な小テストや振り返り
従業員が「なぜそれが必要か」を理解できるようにするのがポイントです。
7. 継続的な見直しと改善のポイント
ビジネス環境や社内ツールの変化にあわせて、ガイドラインも定期的に更新が必要です。
- 年に1度の見直しスケジュールを設定する
- 実際のトラブル事例を反映する
- ユーザーのフィードバックを取り入れる
改善し続ける文化が根付けば、ガイドラインも「使えるルール」として生きた運用ができます。
トラブルを未然に防ぎ、誰もが安心して業務に集中できる環境を
情報共有のガイドラインは、単なるルールブックではありません。それは、組織内の信頼構築や生産性向上を支える「共通基盤」です。
トラブルを未然に防ぎ、誰もが安心して業務に集中できる環境を作るためにも、今こそ「情報共有のルール化」に取り組むタイミングです。
ぜひ本記事を参考に、自社に合ったガイドラインの作成と運用を進めてみてください。
一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
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