一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
テレワークやクラウド業務の普及により、ビジネス現場での「ファイル共有」は日常的な業務となりました。
しかし、その便利さの裏には「誰が見れるか」を明確にしていないことによる情報漏洩や誤共有のリスクが潜んでいます。
本記事では、ファイル共有における閲覧権限の重要性と、効果的な管理方法について、実際のツールの比較も交えながら解説します。
加えて、安全で効率的にファイル共有を行える「タグネット」というツールについてもご紹介します。
Contents
1. ファイル共有で「誰が見れるか」を意識する重要性
ファイルを共有する際、「誰と共有するか」は当然考えますが、「誰がそのファイルを見れる状態にあるか」まで意識するケースは意外と少ないかもしれません。
共有リンクの設定を「全員がアクセス可能」にした場合、意図しない第三者までアクセスできてしまうことがあります。
特に社外関係者とのやりとりでは、こうした緩い設定が原因で情報が漏れるリスクが高まります。
誰が、いつ、どこからアクセスできるかを明確にすることが、ファイル共有における最初のセキュリティ対策なのです。
2. 情報漏洩のリスクを高める“あいまいな権限設定”とは
よくある誤りは以下のような権限設定です。
- 「リンクを知っている人全員が閲覧可能」に設定したまま放置
- 退職した社員のアカウントがそのまま残っている
- 社外パートナーにも編集権限を付けてしまっている
このような状態では、管理者が把握していないところでファイルがコピーされたり、外部に再共有されたりする恐れがあります。
こうした“あいまいな権限”が情報漏洩の火種となるのです。
3. 閲覧権限の管理方法｜基本パターンと設定ポイント
ファイル共有ツールには、大きく分けて以下のような権限パターンがあります。
- 閲覧のみ（View）
- コメント可能（Comment）
- 編集可能（Edit）
- 再共有可能（Share）
基本的な設定ポイントとしては、閲覧者に編集や再共有の権限を与えないこと、社外パートナーには期間限定のアクセスにすること、などがあります。
また、誰がどのフォルダにアクセスできるかの「アクセスコントロールリスト（ACL）」の作成も、規模が大きい組織では重要です。
4. 具体的なツール別・権限管理の違い（Google Drive、Dropbox、Boxなど）
Google Drive
- 個別ユーザーに対して詳細な権限設定が可能
- Google Workspaceユーザー同士であれば管理コンソールで統一的に制御可能
Dropbox
- フォルダごとにアクセス権限を設定可能
- ビジネスプランであればアクセスログの確認も可能
Box
- エンタープライズ向けに特化しており、非常に細かいアクセス管理が可能
- ドキュメントごとの期限付きアクセスも設定可能
このように、ツールごとに強みが異なり、組織規模や共有範囲によって適切なツールの選定が求められます。
5. ファイル共有におけるベストプラクティス：権限の定期見直し
共有ファイルが増えてくると、権限設定も複雑化しがちです。
そのため、少なくとも「月1回程度」の定期見直しが理想的です。
- 不要になった共有リンクの削除
- アカウントの利用状況チェック
- 社外との共有ファイルの棚卸し
このような運用ルールを定期的に行うことで、リスクを大幅に軽減できます。
6. チーム・部署ごとのアクセス範囲をどう決める？
チームによって必要な情報は異なります。営業チームには契約書関連、開発チームには設計書関連など、アクセス範囲を明確に分けることが基本です。
そのうえで「読み取り専用」などの制限を設け、誤って情報が上書きされたり、共有されすぎたりするリスクを抑えましょう。
7. タグネットで始める「安心・簡単」なファイル共有管理
ファイル共有における「誰が見れるか」の管理を簡単に行いたい方には、タグネット（https://tagnet-app.jp/）の利用をおすすめします。
- アクセス権限をユーザー・グループ単位で柔軟に設定可能
- 共有期限の自動設定で、ファイルの「共有しっぱなし」を防止
- ファイルごとのアクセスログも確認でき、トラブル時の対応も安心
特に、外部とのファイル共有が多い企業や、セキュリティ基準の厳しい業界にとっては、導入する価値のあるツールです。
「誰が見れるか」をしっかり管理すること
ファイル共有において「誰が見れるか」をしっかり管理することは、情報セキュリティの第一歩です。
日々の業務に追われて見落としがちな権限設定ですが、一度整理することで、長期的には業務効率やトラブル防止につながります。
今後もクラウド活用が進む中、権限管理の重要性はますます高まっていきます。
この機会に、自社のファイル共有の見直しを検討してみてはいかがでしょうか？
一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます