一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
現代のビジネスにおいて、ファイル共有は欠かせない業務手段となっています。
しかし、その便利さの裏には「情報漏洩リスク」が潜んでいます。特に、適切な制限設定を怠ると、社外秘情報や個人情報が不正にアクセスされる危険性も。
今回は、「ファイル共有 制限設定の方法」をテーマに、リスクを最小限に抑えながら安全に情報を扱うための実践的な方法をご紹介します。
Contents
1. ファイル共有における制限設定の重要性とは
ファイル共有は業務のスピードアップに貢献しますが、誰がどのファイルにアクセスできるのかが曖昧なままでは、重大な情報漏洩につながります。
特に社外とのコラボレーションが増えた今、制限設定（アクセスコントロール）は組織にとって不可欠なセキュリティ対策です。
2. よくある情報漏洩リスクとその原因
情報漏洩の原因には以下のようなものがあります：
- 社員が意図せず誤送信したメール添付ファイル
- 外部パートナーに誤ってフルアクセス権を与えてしまう
- 退職者のアカウントがそのまま放置されている
- ファイルリンクをインターネット上に公開してしまう
これらは、制限設定を適切に行うことで大部分が予防可能です。
3. 制限設定で管理すべき５つの基本項目
ファイル共有において、以下の５つを意識して設定を行う必要があります。
- 閲覧・編集権限の分離
- ユーザー単位のアクセス許可
- 共有期限の設定
- ダウンロード・印刷の禁止
- ログ（履歴）管理
特に閲覧と編集の区分は、業務内容によって調整が必要です。
4. 権限管理の具体的な設定方法
具体的な手順はツールによって異なりますが、基本的には以下のように設定します：
- 共有対象を指定（社内、社外、個人単位など）
- アクセスレベル（閲覧のみ／編集可）を選択
- 有効期限を設定し、自動でアクセス無効化
- 必要に応じてパスワードを設定
こうした細かい管理が、万が一の情報流出を防ぎます。
5. ツール別に見る制限設定の活用例
代表的なファイル共有ツールでの制限設定機能をご紹介します。
Google Drive
- 閲覧者、コメント可、編集者に分けて権限付与
- 「リンクを知っている全員に公開」を防ぐ設定あり
Dropbox
- パスワード付きリンク共有
- 共有リンクに有効期限を設ける機能あり
OneDrive
- Microsoftアカウントによるアクセス制御
- ダウンロードの可否をファイル単位で管理可能
タグネット
業務委託や外部パートナーとの安全なファイル共有に特化したクラウドツール。権限設定に加え、履歴ログや自動通知機能、アクセス制限など高精度なセキュリティ機能が備わっております。
➡ 詳細はこちら：https://tagnet-app.jp/
6. 制限をかけすぎないためのバランス感覚
制限を強くしすぎると、業務が停滞したり、現場のフラストレーションが溜まる可能性があります。情報の重要度を分類し、
- 「社内共有用」
- 「プロジェクトチーム限定」
- 「機密扱いファイル」
などにラベル付けして、適切なレベルの制限をかける運用が求められます。
7. 制限設定をチームに浸透させる運用のコツ
設定だけで終わらせず、チーム全体にルールを浸透させることが不可欠です。
- ファイル共有ポリシーを策定し、周知
- 新規メンバーへのマニュアル整備
- 定期的な権限レビューと棚卸し
共有設定を定期的に見直す習慣を組織に根づかせましょう。
「誰が・いつ・どの情報にアクセスできるか」を明確にする
ファイル共有の利便性は高まる一方で、情報セキュリティへの意識もますます重要になっています。
今回ご紹介したように、制限設定を活用することで、業務効率と安全性を両立することが可能です。
とくに外部との連携が多い企業では、「誰が・いつ・どの情報にアクセスできるか」を明確にすることが、トラブルの防止につながります。
情報共有に強い「タグネット」などのツールも上手に活用しながら、安全かつ効率的なファイル共有を目指していきましょう。
一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます