一つのノートに情報をまとめる事で情報管理が飛躍的に向上します。
タグを付けるだけで情報を簡単に管理するアプリケーション
情報共有だけでなく、コミュニケーションソフトとしてもご活用できます
組織の中で「伝えたはずが伝わっていなかった」という経験はありませんか？このようなすれ違いは、単なる連絡ミスではなく、「コミュニケーションギャップ」によって起こることが少なくありません。
特に情報共有の場面では、ギャップが業務ミスや人間関係のトラブルに直結するため、早急な対策が求められます。
今回は、企業における情報共有の課題と、コミュニケーションギャップの具体例、そしてその解消に向けた実践的な方法をご紹介します。
Contents
1. 情報共有がうまくいかない原因とは？
多くの企業が情報共有の重要性を認識しながらも、「共有しているつもり」になってしまい、結果として現場で混乱が生じています。
その主な原因は以下のようなものです：
- 共有手段がバラバラ（口頭、メール、チャットなど）
- 情報の優先度・緊急度が明示されていない
- 受け手側の理解度や状況が無視されている
つまり、「発信」だけで満足してしまい、「伝わったかどうか」を確認していないことが、ギャップの根本原因となっています。
2. 「伝えたつもり」がギャップを生む理由
コミュニケーションギャップの多くは、「送った」「言った」という事実だけに依存した思い込みから発生します。
たとえば、以下のような状況です：
- メールを送っただけで、読まれたか確認していない
- 会議で話したが、資料が共有されていない
- 専門用語を使いすぎて、相手が内容を理解できていない
このような「伝えたつもり」の落とし穴を防ぐには、「相手がどう受け取ったか」を意識した発信が必要です。
3. コミュニケーションギャップの具体例
実際の職場では、以下のようなトラブルが起こります：
- 上司「明日の会議資料、修正よろしく」
部下「了解です！（何を修正するのか分からないけど…）」
→ 結果：修正内容が違い、再提出に - 社内チャットで「至急対応お願いします」と投稿
→ 誰が担当か明確でなく、誰も動かず納期遅延
こうした例は一見小さなすれ違いですが、積み重なると大きなミスや信頼関係の崩壊に発展します。
4. 情報共有を阻む組織内の“壁”
情報共有を難しくしているのは、ツールやルールの問題だけではありません。以下のような組織文化も影響します
- 「聞き返すのは失礼」と思ってしまう空気
- 「阿吽の呼吸」でやり取りが成り立つ前提
- 部署間での情報のサイロ化（縦割り構造）
これらの“見えない壁”が、ギャップを生み出す温床となっています。
5. ギャップを埋めるための情報共有ルール
コミュニケーションギャップを防ぐには、以下のようなルールを導入すると効果的です：
- 情報の目的と対象を明確にする（誰に・何のために）
- 共有時には要点を3つ以内にまとめる
- 会話・会議内容は必ず記録・共有する
- 「受け取った側が要約し返す」フィードバック習慣をつける
シンプルであっても、全員が同じルールに従うことで、ズレを防止できます。
6. デジタルツールによるサポートの可能性
近年では、情報共有やコミュニケーションに特化したデジタルツールが数多く登場しています。
たとえば：
- チャットツール（Slack, Chatworkなど）
- タスク管理ツール（Trello, Asanaなど）
- ナレッジ共有ツール（Notion, Confluenceなど）
これらを使うことで、「どこに何の情報があるのか」が可視化され、口頭のみの曖昧なやり取りを避けることができます。
ただし、ツール導入だけでは解決しないので、使い方のルールづくりもセットで行いましょう。
7. ミスを防ぐ“聞き返し”と“確認”の文化
コミュニケーションギャップをゼロにすることは不可能ですが、「聞き返す」「確認する」という文化を根付かせることで、かなりの改善が見込めます。
- 「確認ですが、◯◯という理解で合ってますか？」
- 「念のため再確認させてください」
- 「これ、今週中の対応ですよね？」
こうしたやり取りを自然に交わせる職場こそが、情報共有の強い組織と言えるでしょう。
「伝えたか」ではなく「伝わったか」を意識して、仕組化を
情報共有とコミュニケーションギャップの問題は、どの組織にも起こりうる身近な課題です。
重要なのは、「伝えたか」ではなく「伝わったか」を意識すること。そしてその意識を、仕組みとして全社で支えることです。
ちょっとしたルールや文化の工夫が、大きなミスやストレスを防ぐ第一歩となります。
今日から、「伝わる情報共有」を意識してみませんか？
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